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行政沟通中的主观障碍与化解措施

时间:2019-08-22 来源:时代金融 作者:李立涛 本文字数:3490字

  摘要:随着现代社会的不断发展, 人和人之间的交流方式也变得越来越多, 但是沟通的效果并没有与之增长, 对于公司而言, 行政沟通在行政管理中的作用至关重要, 提高公司内部行政沟通的有效性是实现整体工作有效协调的关键因素, 其中个人因素最为重要。加上内部和外部环境不断变化, 行政管理中的沟通障碍也变得越来愈多。为了提高企业内部的沟通效率和工作效率, 必须从协作的角度进行出发, 本文主要阐明了行政沟通的概念, 分析了目前我国行政沟通中存在的主要障碍, 结合个人工作经验, 提出了行政沟通障碍的对策, 仅供相关人士参考。

  关键词:行政沟通; 主观障碍; 分析及对策;

  人类社会发展到今天,离不开信息的交流和传播,随着互联网时代的到来,信息的传递已经非常迅速,在这里有效的沟通就十分重要,然而,沟通是一门学问,对于各行各业而言,沟通是成为推动时间发展的重要工具,也是实现行政组织高效的运转的前提,但是沟通也面临着许多障碍,需要克服障碍,更好的进行沟通。

  一、行政沟通的基本概念

  行政沟通,是指在解决政府任务或执行任务的过程中的传递信息和交换,主要包括组织管理系统与系统外部环境,管理系统内部,层级之间,还有人与人之间,其中利用某种媒体和渠道来传播思想,观点,情报,进行信息的交流,行政沟通的效率好坏将直接影响科学民主管理的决策水平。因此,进行良好的行政沟通对改善行政管理起着非常重要的作用。行政沟通是一个持续的沟通过程,鉴于我国目前的行政沟通状况,我们必须积极考虑创新的沟通策略和方法,以消除现有的沟通障碍,提高沟通效率。

  二、行政沟通中的主观障碍及表现

  (一)行政信息交流不够通畅

  所谓的行政信息交换,一般是指政府机构发布策略指导,为自上而下的指令,下层机构需要根据相关政策进行无条件执行。但是,当前中国行政信息的交流是不充分的,主要存在以下几个方面的问题:第一,行政信息的运送过程不顺,导致中国的许多政策和指示未能够及时的提交给部门或下级单位;其次,中国各级政府与基层之间缺乏沟通,基层没能全面了解想要传递的原则和政策。

  (二)信息沟通方式单一

  随着科学技术的发展,互联网的应用,通信方式也变得越来越多,这给信息的传递带来了便利,但是同时也无法保信息的证安全,加上有的公司企业采用单一的通讯方式,这样导致与外界的沟通效率低下,长期以来会导致员工建立不好的工作习惯,所以能够尽量采用面对面的交流是最好的。

  (三)组织结构设置不合理

  在我国,行政活动中最基本的组织单位是组织,它不仅具有纵向层级联系,而且具有横向的传递。如果组织层次设计的合理,那么将提高行政管理的有效性。但是如果组织的层次过多,渠道分散,就会带来管理不善等问题,将严重影响行政沟通的良好进展。根据调查,在整个行政组织中,每个层级都会导致20%的信息丢失。

pc蛋蛋   加上我国现行的行政组织的沟通周期很长,很难保证长期信息传递的可靠性,同时,由于行政沟通渠道非常的单一,所以信息沟通的反馈不够及时。这严重影响了政府的行政效率,也会使得信息传递的及时性大打折扣。

  (四)行政沟通信息损失严重

  我国的基层行政沟通信息方面还存在着缺失,一些基层群众难以向高层政府机构介绍快速反馈信息,这样会严重影响决策的有效性,而且容易遭到基层的投诉。日常生活的主要表现是:经常出现各种类型的错误案例,会引发许多受害者的不满,也会造成严重的行政通信信息丢失。

  (五)内部信息不畅通、不透明

  这里提到的不透明,主要指的是业务发展中信息交互的问题。首先,上层和下层之间获取的信息不一样,上级不能实时了解某些时间的具体进展,下层不知道上级的综合安排,第二,人员和部门其他同事之间的信息不对等,导致沟通不能提供有效的帮助,甚至无意中增加了沟通的成本;第三,部门与部门之间的沟通不完善,比如研发部门、财务部门和采购部门之间的沟通成本过高,如果需要少量的原材料的话,或者是临时需要的材料,会给采购部门带来压力,造成支付时间方面的延误。

  (六)信息通道不够完善

  在一些国企部门、高等学校或者是事业单位的内部行政沟通中,上下级之间的沟通具有非常严格的规定,但是二级单元的并行沟通规范性,具有波动性的特征。这导致二级单位之间的沟通很大程度上依赖于员工之间的联系,这样就会造成不同员工之间所获得的信息不平等。此外,这些单位的行政沟通系统是强有力的统一,部门负责人经常有最终的解释。在最终结果公布之前,很容易被一些小道消息所淹没。

  三、行政沟通存在问题的原因

  上述种种问题,归根结底还是部门与部门之间,部门与上下级之间,以及部门内部之间的沟通不顺畅,

  第一,国企部门、高等学校或者是事业单位存在官僚现象。当下属按照领导的要求执行任务的时候,需要向上级进行汇报工作,保证上各级之间信息具有明确的信息传输,每个单位节点都有相关人员,信息传递工作整齐有序,但这样的规定也会导信息的传输时间过长,增加了信息过滤和失真的风险。

  第二,行政沟通人员的地位差异,导致不同级别的人对事件的原委了解程度不同,进而导致沟通成本的增加。由而且上下级承受的责任压力以及道德标准要求也不一致,所以使得沟通难度增大。

  第三,行政沟通存在感性障碍,所谓感知是指人们对事物的理解,由于人们的经历,知识水平,价值观等方面的差异,同一件事会形成不同的意见或看法,加上面对的情况不一样,上层和下层之间的感知障碍的差距也很大,会导致沟通困难。

pc蛋蛋   第四,沟通方式的障碍,不同形式的沟通效果是不同的,如口头表述和书面表达,正式和非正式,个人和群体。每种形式都有其优点和缺点,以及对应着不同的使用渠道。从内部沟通的角度来看。目前,政府机关主要是书面交流。虽然书面沟通保证了标准化和严肃性,但需要很长时间,缺乏内部快速反馈机制。

  第五,沟通人员的沟通技巧不足,信息沟通技巧影响着沟通的结果,如果表达能力欠佳,很容易导致信息中断,沟通效率低,对个人和部门都会造成影响。

  四、排除行政沟通主观障碍的对策与建议

  (一)协同导向

  作为一个行政部门,要完成业务的话,就需要不断的与高层部门,同级部门,下级部门之间进行内部协调。与上级部门沟通需要准确到位,了解信息的关键点,与下级沟通,要保证信息传递的准确到位,同时还需要加强内部监督,实现部门内部反馈,明确分工。

  (二)使用换位思考,进行正确表述

  在沟通中,由于沟通对象、场合、背景都不同,作为沟通者应该学会使用换位思考的思维模式来进行沟通互动,并用相应的方式表达它,作为管理者尤其应该注意调整自身的心态,无论是批评下属还是布置工作任务的时候,要多从实际出发,多使用换位思考,选择双方都能够听得懂、愿意接受的沟通方式,这样的表达更能推进工作的运行,提高员工工作效率。

  (三)人本导向

  一是加强员工的选择,选择擅长沟通的员工来担任行政沟通的角色,同时还要强化团队意识;二是加强员工后期的培养,有计划,有组织地给员工开展沟通技巧的培训课,创造机会和条件,提高员工素质;第三,加强评估和激励机制。定激励部门员工进行表达;第四,及时反馈表达结果,及时反馈部门员工提供的信息,增加员工的主观能动性。

  (四)设置科学合理的组织机构

  首先,各部门在建立行政机构时,始终要遵循精简和效率的原则,合理地扩大管理范围,尽可能精简行政机关的管理,避免员工之间的责任重叠或者空缺,从根本上减少行政沟通信息成本,降低转移过程中延迟和失真的可能性,其次,有必要建立一个良好和完整的信息通信网络,例如明确界定行政组织内不同职位的责任,主要包括信息的沟通,反馈,评估等。特别是在突发事件的情况下,行政沟通的反应能力至关重要,更加需要快速建立行政沟通的多渠道沟通渠道,从根本上提高行政人员的适应能力。同时,有必要明确行政沟通和交流的方法,对行政人员进行培训,发展科学的完整的系统。

pc蛋蛋   (五)加强信息的网络化建设

pc蛋蛋   互联网、大数据时代的到来,加上网络的覆盖,增加了沟通方式的多样性,对于行政部门而言,这个时代网络是传播信息的主要方式,所以需要跟进新媒体的发展,改进部门的网络通信渠道和通信模块,学习新的媒体传播,可以建立公众号、发表短视频等等。

  五、结语

  综上所述,消除行政沟通障碍的关键在于有关部门对行政沟通的理解和全面性。只有这样,我们才能更好的接受科学合理的管理,确保行政通信中信息的完整性。

  参考文献

  [1]黄艳燕.浅议行政沟通的主观障碍与对策[J].理论观察, 2014, (5) :33-34.
  [2]聂雪.论提高行政沟通有效性的途径——中外沟通理论的启示[J].理论界, 2014, (2) :156-158.
  [3]朱之明.行政沟通中的障碍与对策[J].津州职业技术学院学报, 2007, (04) .
  [4]郭怡.浅谈行政组织内部的沟通问题[J].今日中国论坛, 2013, (11) .

    李立涛.关于行政沟通中存在的障碍分析与对策探讨[J].时代金融,2019(20):123-124.
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